El adecuado control de los activos fijos es fundamental para el desarrollo de las actividades productivas de las empresas, ya que representan una inversión de recursos importantes. A continuación, se presentan algunos de los errores más comunes en la gestión de los activos y algunas sugerencias de cómo evitarlos.
- No Declarar Datos de Identificación Individual
Un error frecuente es la omisión de información clave sobre los activos importados, como números de serie, marca, modelo y características específicas, la falta de estos detalles en documentos como pedimentos o escritos puede generar problemas al momento de validar la legal estancia y tenencia de dichos activos.
- Diferencias entre los Datos Físicos y Documentación
En ocasiones, la información registrada en la documentación no coincide con la que se encuentra físicamente en la maquinaria (marcas, modelos o números de serie). Esta discrepancia genera confusión durante auditorías y dificultar la acreditación de la legalidad de los activos.
- Maquinaria en Comodato o Arrendamiento
Es común que algunas empresas cuenten con maquinaria que no son de su propiedad y se encuentren bajo un contrato de comodato o arrendamiento, pero en muchas ocasiones tales contratos no están actualizados. Estos acuerdos deben reflejar todos los términos y condiciones del uso del equipo, incluyendo información precisa que identifique a cada uno de los activos, vigencia, objeto, etc.
- Maquinaria "Hechiza"
Es común que existan maquinarias que se creen o diseñen internamente en las empresas "hechiza", las cuales generalmente no cumple con las normativa legales, al no estar registrada correctamente ni cuenta con un documento que ampare su estancia o tenencia, por lo que es recomendable generar las regularizaciones pertinentes.
- Monitoreo Constante
El control de los activos fijos no debe limitarse a un registro inicial, es esencial realizar un monitoreo constante que permita actualizar la información, localización y verificar la condición de dichos activos.
Recomendaciones Finales
Para evitar estos errores, es crucial asegurar que los datos de identificación de los activos estén completos en la documentación aduanera o en los CFDI’s en caso de compras nacionales, realizar auditorías periódicas para verificar su exactitud, mantener actualizados los contratos de comodato o arrendamiento en caso de aplicar, regularizar cualquier equipo no registrado e implementar un sistema de seguimiento para garantizar que los activos estén identificados a través de levantamientos físicos de información, toma de fotografías, recopilación de datos de identificación y que coincida con la documentación.
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